Darf ein Personalausweis kopiert oder eingescannt werden? Eine Frage, die brisanter ist als sie zunächst scheint. Denn inzwischen gibt es dafür sogar eine gesetzliche Grundlage. Doch auch die beantwortet nicht alle Fragen. Das Wichtigste im Überblick.

Zwei Praxis-Beispiele

Angenommen, Sie wollen in einem Hotel einchecken. Ihren Personalausweis vorzulegen, überrascht nicht weiter. Aber wie sieht es aus, wenn der Hotelangestellte Ihren Ausweis auch noch einscannt. Geht das in Ordnung?

Und wie verhält es sich hiermit: Ihre Firma klagt zunehmend über Forderungsausfälle. Denn: Manche Kunden geben eine Scheinanschrift an, wenn sie etwas auf Kredit kaufen. Die Ware wird an die (falsche) Anschrift geliefert und die Rechnung nie bezahlt. Anzutreffen ist der Kunde dort später nicht mehr. Daraufhin verlangt Ihr Unternehmen, die Personalausweise aller Kunden zu kopieren.

Was das Personalausweisgesetz in solchen Fällen regelt

Im Personalausweisgesetz ist eine Vorschrift zu finden, die solche Fragen beantworten sollte. § 20 Absatz 2 legt Folgendes fest:

  • Prinzipiell darf nur der Ausweisinhaber selbst den Ausweis ablichten.
  • Andere Personen dürfen ihn nur mit Einverständnis des Ausweisinhabers ablichten. Die Ablichtung muss dabei eindeutig und dauerhaft als Kopie zu erkennen sein.
  • Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.

Abschluss eines Mobilfunkvertrags/Telefonanschlusses

Aus diesem Gesetz geht zunächst eindeutig hervor: Eine Kopie des Personalausweises ist gegen den Willen des Ausweisinhabers nicht zulässig. So die Grundregel. Vereinzelt gibt es aber andere gesetzliche Regelungen, die eine Kopie legitimieren. Wenn Sie zum Beispiel einen Telefonanschluss anmelden oder einen Mobilfunkvertrag abschließen, darf der Anbieter Ihren Personalausweis kopieren. § 95 Absatz 4 Satz 3 Telekommunikationsgesetz erlaubt dies ausdrücklich.

Alternative: „Ausweiskontrolle“

Gibt es eine Alternative, wenn eine Kopie nicht erlaubt ist? Es stellt zumindest kein Problem dar, sich den Ausweis lediglich zeigen zu lassen. So kann das Bild verglichen werden und man sieht, ob der Name stimmt. Auch die Anschrift ist enthalten. Alles Angaben, die im Geschäftsleben außerordentlich nützlich sind, um die Identität eines Vertragspartners festzustellen.

Darf man Angaben aus dem Personalausweise notieren?

Dazu nehmen die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz folgende Stellung ein:

  • Es dürfen alle Daten notiert werden, die für das Vertragsverhältnis notwendig sind.
  • Hierunter fällt alles, was für die Identifikation ausreicht.
  • Also in der Regel Vorname, Nachname, Adresse und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer.

Seriennummer und Zugangsnummer

Was datenschutzrechtlich hingegen nicht erlaubt ist, ist das Notieren der Personalausweisnummern (Seriennummer, Zugangsnummer). Diese Daten sind nicht erforderlich, wenn es darum geht, einen Vertragspartner sicher identifizieren zu können.

Gut zu wissen: Die Seriennummer eines Personalausweises setzt sich aus neun Stellen zusammen. Eine Stelle ist dabei normalerweise ein Buchstabe, die anderen acht Stellen sind Ziffern. Beispiel: E214005167. Die Zugangsnummer besteht dagegen aus sechs Stellen. Dabei kommen nur Ziffern vor – zum Beispiel 128360. Die Zugangsnummer wird benötigt, wenn man bestimmte elektronische Behördenleistungen in Anspruch nehmen möchte.

Personenkennzeichen im Ausweis

Die beiden Beispiele für Serien- bzw. Zugangsnummer zeigen, dass der Normalbürger damit tatsächlich nur wenig bis nichts anfangen kann. Entgegen der weitläufigen Meinung handelt es sich bei der Seriennummer auch nicht um ein Personenkennzeichen. Wenn Sie etwa einen neuen Ausweis beantragen, weil der alte Ausweis abgelaufen ist, haben beide Ausweise verschiedene Seriennummern.

Pfandgabe Personalausweis?

Es kann durchaus vorkommen, dass sich ein Unternehmen – zum Beispiel bei einer Fahrradvermietung – Ihren Ausweis als Pfand geben lässt. Klar: Dies soll gewährleisten, dass der Entleiher das Fahrrad wieder ordnungsgemäß zurückgibt – eine Vorgehensweise, die jedoch unzulässig ist.

Warum das so ist? Während der Hinterlegung sind alle Ausweisdaten ungeschützt sichtbar. Ein Missbrauch ist deshalb leicht denkbar. Aus diesem Grund verbietet § 1 Abs. 1 Satz 3 Personalausweisgesetz, vom Ausweisinhaber zu verlangen, dass er seinen Ausweis hinterlegt.

Gute Alternativen

Wenn ein Unternehmen etwas verleiht, kann es sich zum Beispiel dadurch rückversichern, dass es einen Geldbetrag oder einen halbwegs wertvollen Gegenstand (etwa eine Uhr) als Pfand hinterlegen lässt.

Auch hier gilt: Angaben notieren zulässig

Auch im oberen Beispiel ist es kein Problem, sich den Ausweis zeigen zu lassen und dann die relevanten Daten – den Vornamen, den Nachnamen, die Adresse und auf Wunsch auch die Gültigkeitsdauer – niederzuschreiben. Eine Kopie des Ausweises bleibt aber in einem solchen Fall ebenfalls verboten.

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