Per Outlook-Einladung zum Bewerbungsgespräch

Normalerweise nehmen an Bewerbungsgesprächen in Unternehmen gleich mehrere Personen teil. Eine Termineinladung über Outlook bietet sich da besonders an, denn sie bringt die Betroffenen auf einfache Weise zusammen. Doch wissen Sie, welche Informationen über die Bewerbungskandidaten im Outlook-Kalender und in der Outlook-Einladung enthalten sein dürfen?

Bewerbungsgespräche nur mit Termin

Ein Unternehmen bekommt regelmäßig Vermittlungsangebote von der Agentur für Arbeit. Die Termine für die anstehenden Bewerbungsgespräche lässt sich das Unternehmen im Outlook-Kalender eintragen. Die Termine enthalten immer den Namen des Bewerbers und Angaben zu der betreffenden Stelle. In manchen Fällen stehen noch weitere Informationen dabei. Häufig wird zum Beispiel vermerkt, ob der Bewerber früher schon einmal Vorstellungstermine versäumt hat.

Eintragungen im Outlook-Kalender sind rasch ein Problem

Das Unternehmen hat Bedenken, ob die Eintragung so korrekt ist. Es bittet das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht um Beratung. Die Antwort: Keine Probleme hat es damit, dass der Name des Kandidaten im Outlook-Kalender und in der -Einladung zu sehen ist. Auch ist nichts dagegen einzuwenden, dass der Termin das Stichwort „Bewerbungsgespräch“ enthält. Bei allen weiteren Informationen sieht das Landesamt jedoch massive Probleme.

Müssen intakt sein: Zugriffs- und Löschungskonzept

Unternehmen dürfen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern nur an einem Ort speichern, der dazu aus Datenschutzsicht geeignet ist. Dafür muss der Speicherort zwei Kriterien erfüllen:

  • Es muss ein Zugriffskonzept vorhanden sein. Das heißt, dass genau definiert sein muss, wer Zugriff auf die Daten hat.
  • Für den Speicherort muss ein Löschkonzept existieren. Es muss also festgelegt sein, wann gespeicherte Daten wieder gelöscht werden. Die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden wie erforderlich.

 

Oft schwierig bei Outlook-Kalendern

Zu beachten gilt: Diese Regularien dürfen nicht nur geschrieben stehen. Sie müssen in der Realität auch tatsächlich gelebt werden. Zu Recht bemerkt das Landesamt, dass die Praxis oft anders aussieht; die beiden oben genannten Kriterien werden bei Outlook-Kalendern kaum je erfüllt. Dies scheitert schon an den herkömmlichen Vertretungsregelungen für E-Mail-Posteingänge. Sie haben zur Folge, dass immer wieder auch jene Mitarbeitende Daten einsehen können, die an den Bewerbungsgesprächen überhaupt nicht involviert sind.

Großzügige Zugriffsregelungen

Auch die Kalenderfreigaben gestalten sich vielfach sehr großzügig. Sie sollen Terminplanungen mit mehreren Beteiligten erleichtern, können aber ebenfalls dazu führen, dass Mitarbeitende Zugriff auf Daten im Kalender haben, wenngleich es nicht erforderlich wäre. Ebenso verhält es sich bei Gruppenpostfächern, auf die mehrere Personen zugreifen können.

Bewerbungsunterlagen und Co. haben im Outlook-Kalender nichts zu suchen

Auf Basis dessen spricht sich das Landesamt für Datenschutzaufsicht dafür aus, dass Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen und Vorbereitungsvermerke für ein Bewerbungsgespräch nicht im Outlook-Kalender gespeichert werden. Sie gehören vielmehr in die Hände der Personalabteilung im Unternehmen. Diese kann all jenen Personen einen Zugriff gewähren, die am entsprechenden Bewerbungsverfahren teilnehmen.

Datenlöschung gewährleisten

Einen hohen Stellenwert nimmt für das Landesamt die ordnungsgemäße Löschung der Daten ein, nachdem ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist. Natürlich kann auch dann noch ein Zugriff auf Bewerberdaten nötig sein. Das gilt mitunter dann, wenn das Unternehmen seinen Berichtspflichten gegenüber der Agentur für Arbeit nachkommen muss.

Hoher Auskunftsanspruch für Bewerber

In der Arbeitspraxis sollte man abwägen, ob nicht sogar auf den Namen der Bewerber im Outlook-Kalender verzichtet werden kann. Denn es geschieht immer wieder, dass Bewerber Auskunftsansprüche gemäß Art. 15 DSGVO geltend machen.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn jemand die ersehnte Stelle nicht bekommen hat und zum Beispiel behauptet, seine Person sei diskriminiert worden. Viele Juristen sind der Ansicht, dass sich der Anspruch auf Auskunft dann auch auf die Eintragungen im Outlook-Kalender ausweitet.

Mit großem Aufwand verbunden

Der dadurch entstehende Aufwand ist immens. Denn das Unternehmen muss den gesamten Outlook-Kalender durchforsten lassen. Obendrein ist womöglich eine Abfrage darüber erforderlich, welche Mitarbeitenden Eintragungen aus dem Kalender übernommen und lokal auf ihren Rechnern abgespeichert haben. Dieses Aufhebens lässt sich einfach vermeiden: indem der Name der Bewerber nicht im Outlook-Kalender hinterlegt wird.

 

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