Eine E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Sie dient nicht nur der Identifizierung des Absenders, sondern dient auch der schnellen Kontaktaufnahme mit dem Absender.
Eine gute E-Mail-Signatur enthält alle wichtigen Kontaktinformationen, ist übersichtlich gestaltet und auf das Wesentliche reduziert. Sie sollte im Unternehmen einheitlich gestaltet sein. Sie kann durch Einsatz des Firmenlogos auch zur Markenbildung beitragen.

Seit dem 1. Januar 2007 gelten geschäftliche E-Mail als Geschäftsbriefen und müssen somit bestimmte Pflichtangeben enthalten.

Die Pflichtangeben unterscheiden sich je nach Unternehmensform.

Einzelunternehmer

1. Familienname des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname
2. Eine ladungsfähige Anschrift, d.h. die volle Adresse, kein Postfach.

GbR ohne Handelsregistereintrag

1. Name der Gesellschaft und Familienname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname für jeden Gesellschafter
2. Eine ladungsfähige Anschrift, d.h. die volle Adresse, kein Postfach.

Einzelkaufmann mit Handelsregistereintrag

1. Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“, „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“
2. Ort der Handelsniederlassung
3. zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
4. der volle Name des Inhabers muss nicht preisgegeben werden

Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

1. Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz „oHG“ oder „KG“
2. Ort der Handelsniederlassung
3. zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

1. Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz „GmbH“
2. Ort der Handelsniederlassung
3. zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
4. Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit Aufsichtsrat

1. Firmenbezeichnung wie im Handelsregister, Rechtsformzusatz „GmbH“
2. Ort der Handelsniederlassung
3. zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
4. Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
5. Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Partnerschaftsgesellschaften (PartG)

Partnerschaftsgesellschaften sind eine zum 1.7.1995 neu eingeführte Gesellschaftsform ausschließlich für freie Berufe (Heilkundler wie etwa Ärzte, Zahnmediziner und Apotheker; rechts-, wirtschafts- und steuerberatende Freiberufler; Techniker wie beispielsweise Architekten und Ingenieure und schließlich die Angehörigen der Freien Kulturberufe). Über § 7 PartGG (Gesetz über Partnerschaftsgesellschaften Angehöriger freier Berufe) findet § 125a HGB entsprechende Anwendung.

1. Gesellschaftsform
2. Sitz der Partnerschaftsgesellschaft (volle Anschrift)
3. Partnerschaftsregisternummer

Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website sind freiwillig, gehören zum „guten Ton“ und erleichtern eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme im Geschäftsverkehr.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Angaben „gut lesbar“ sein müssen, Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe müssen so gewählt werden, dass die Angaben ausreichend gut erkennbar sind, beispielsweise auch für ältere Personen und sowohl für den Text auf dem Bildschirm als auch auf einem Papierausdruck. Angaben, die als Dateianhang beigefügt werden, entsprechen daher nicht den Vorgaben, zumal nicht davon auszugehen ist, dass sie von jedem Anwender geöffnet werden können.

Ordnungsstrafen durch das Registergericht im Falle einer Zuwiderhandlung können bis zu 5.000 Euro betragen. Angesichts drohender Abmahnungen durch Mitbewerber sollten Kaufleute darauf achten, dass diese Angaben vollständig auf allen nicht-unternehmensinternen Mails angegeben sind.

Ein mittlerweile gerne in der E-Mail angebrachter Disclaimer wie der folgende,

„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der bestimmungsgemäße Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, unterrichten Sie bitte den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Anderen als dem bestimmungsgemäßen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf welche Weise auch immer zu verwenden.“

hören sich wichtig an, haben aber in Deutschland keinerlei Verbindlichkeit. Auch sichert sich der Absender keinerlei Rechtsansprüche, die nicht sowieso schon durch die aktuelle Gesetzgebung bestehen.