Verwenden auch Sie in Ihrem Büro Papier? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen. Denn der falsche Umgang mit Papier steht noch immer mit an der Spitze der Datenpannen in Unternehmen.

Statistiken über Datenschutz-Pannen geben Auskunft

Wenn es im Unternehmen zu Datenpannen kommt, ist es gesetzlich vorgeschrieben, diese an die Datenschutzaufsicht zu melden – daher liegen recht genaue Statistiken darüber vor, welche Vorfälle sich in den Büros ereignen. Und siehe da: „Pannen rund um Papier“ führen die Liste der Datenpannen nach wie vor an.

Malheur beim Postversand

Es ist schnell passiert: Viel Arbeit liegt auf dem Tisch … Ein Schreiben wird mit der gelben Post verschickt und gerät kurzerhand in einen Umschlag, auf dem außen ein falscher Empfänger steht. Das kann bedenkenlos geschehen, wenn etwa nur der neueste Produktkatalog versendet wird. Anders sieht es aber zum Beispiel bei einem persönlich adressierten Mahnschreiben aus, das den Adressaten direkt betrifft. Und prompt liegt eine ernste Datenpanne vor.

Vier-Augen-Prinzip kann Fehler verhindern

Zumindest im Rahmen von rechtserheblichen Schreiben oder dem Versand von medizinischen Daten empfiehlt es sich, das Vier-Augen-Prinzip anzuwenden, bevor die Post aufgegeben wird.

Kuvertiermaschinen – unbedingt auf Wartung achten

Unternehmen, die eine größere Stückzahl an Schreiben verschicken, benutzen gerne Kuvertiermaschinen. Leider werden sie oft nicht ausreichend gewartet. Dann kann es schnell passieren, dass die Maschine mehrere Briefe auf einmal einzieht und in denselben Umschlag steckt. Dagegen hilft nur: nicht an den Kosten für eine Wartung sparen!

Fehler beim Umgang mit Faxgeräten vermeiden

Oft kümmern sich Hilfskräfte um den Faxversand von Dokumenten. Schließlich ist das eine vermeintlich ideale Arbeit zum Beispiel für Praktikanten und Aushilfen. Allerdings hat diese Personengruppe meist keinerlei Erfahrung im Umgang mit Faxgeräten. Der Griff zur falschen Faxnummer ist daher ebenso häufig zu beobachten wie das Vertippen bei der Eingabe. Es ist daher unerlässlich, allen Beteiligten eine genaue Einweisung in die Benutzung der Geräte zu geben.

Oft sind auch die Verzeichnisse mit Faxnummern nicht sonderlich aktuell – immerhin werden Faxgeräte kontinuierlich seltener benutzt. Gerade die abnehmende Bedeutung solcher Geräte führt dann dazu, dass sich Pannen häufen können.

Falsch abgelegte Akten

Akten, die neuerdings auch als „papierbasierte Datenträger“ bezeichnet werden, spielen vor allem im Personalwesen nach wie vor eine größere Rolle. Die Erfahrung zeigt, dass auch dickere Akten durchaus verschwinden können. Meist handelt es sich dabei gar nicht um Diebstahl oder ähnliches. Eher werden Akten an falscher Stelle abgelegt. Gerade jüngere Mitarbeitende, die im Umgang mit Akten wenig geübt sind, begünstigen solche Pannen. Zeitintensive Suchaktionen sind manchmal erfolgreich, aber manchmal auch nicht. Die beste Lösung ist in diesem Fall die Umstellung auf eine elektronische Verarbeitung.

Klare Vorgaben bei der Papiervernichtung

Wenn Papierunterlagen nicht mehr benötigt werden, sind sie zu vernichten – und zwar in jedem Fall datenschutzkonform. Dazu bedarf es organisatorischer Vorgaben. Sie sind weitaus wichtiger als beispielsweise die Frage, wie schmal die Schnipsel nach dem Papier-Schreddern sein müssen.

Checklisten aktualisiert? Check!

Auch hier verhält es sich wie beim Faxen: Denn gerade, weil die Verwendung von Papier tendenziell weniger wird, mehren sich die Pannen rund um die Papiervernichtung. Oft sind die organisatorischen Maßnahmen schon älter. Die Praxis im Unternehmen unterscheidet sich dann von den einschlägigen Checklisten. Die einzige Abhilfe ist, die Checklisten zu aktualisieren und dafür Sorge zu tragen, dass sie von den Beteiligten auch beachtet werden.

Zugriffsprotokolle greifen nur bei elektronischen Daten

Außerdem zu beachten gilt, dass unberechtigte Zugriffe von Mitarbeitenden bei Daten auf Papier oft viel einfacher sind als bei elektronischen Daten. Der simple Grund: Es werden keine Spuren hinterlassen, wenn jemand auf Papier-Daten zugreift. Dagegen werden Zugriffe auf elektronische Daten in der Regel protokolliert. Solche Zugriffsprotokolle lassen sich auswerten und liefern durchaus aufschlussreiche Erkenntnisse, wenn es um Datenschutzverstöße geht.

Papier als unterschätztes Datenschutzrisiko

Zwar ist das papierlose Büro in aller Munde. Aber Realität wird es dadurch allein nicht. Natürlich stellt es ein richtiges und wichtiges Ziel dar. Doch solange es noch nicht erreicht ist, sollte Papier als datenschutzrechtliche Gefahrenquelle ernst genommen werden.